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研究生應掌握的office技巧

上一篇 / 下一篇 2010-04-12 14:24:35/ 個人分類：論文寫作投稿

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一、WORD

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★格式刷的使用

設定好文本1的格式，，將光標放在文本1處。單擊格式刷按鈕。選定其它文字(文本2)，則文本2的格式與文本1 一樣。若在第3步中單擊改為雙擊，則格式刷可無限次使用，直到再次單擊格式刷(或按Esc鍵)為止。

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★使用式樣編寫文章提綱

使用式樣編寫文章提綱，以便于形成文章目錄。

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★Word自動生成目錄

用"插入>>引用>>索引和目錄>>目錄"。

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★ 特殊符號的輸入

在WORD2000/XP中可以有多種方法輸入一些特殊符號，我們以“※”為例，看看如何輸入特殊符號：

①軟鍵盤法。右擊中文輸入法的“軟鍵盤”（一般輸入法均帶有“軟鍵盤”），選“特殊符號”選項，直接點擊符號“※”所在的字母鍵即可；

②自動更正法。用“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框，在“替換”框中輸入“mh”，在“替換為”框中輸入“※”，先后按“添加”和“確定”按鈕。以后你在文檔中輸入“mh”及后面的文字時，系統會自動將其更正為“※”，如果你確實需要輸入字母“mh”（不會這么巧吧！），你可以先輸入“mha”及后面的文字，再將“a”刪除即可；

③自造詞法。右擊中文輸入法（以“五筆字型”為例）狀態條，選“手工造詞”選項，打開“手工造詞”對話框，在“詞語”框中輸入“※”，在“外碼”框中輸入“mh”，先后按“添加”和“關閉”按鈕，以可你在該輸入法中輸入“mh”時即可輸入“※”；

④用“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，在“廣義標點”子集中會找到“※”，雙擊它即可輸入。

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★ 如何將Word文檔轉換成為幻燈片

我們經常需要制作內容相同的Word文檔和PowerPoint文檔，同時又不想重新進行輸入和制作，這個時候就需要用到Word的文檔轉換功能。

其實，Office本身就提供了一種十分方便的各種環境間文檔轉換的方法。方法就是直接把另外一個編輯環境里面的文檔打開。例如需要將Word文檔轉換成PowerPoint文檔時，啟動 PowerPoint，單擊“文件”菜單欄，選擇“打開”命令，在打開文件的對話框中把文件類型設置為“所有文件”，然后選擇已經編輯好的Word文檔，單擊“確定”即可實現不同文檔格式的自動轉換。

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★ 為部分文檔創建不同的頁眉或頁腳

　　創建頁眉或頁腳時，Word自動在整篇文檔中使用同樣的頁眉或頁腳。要為部分文檔創建不同于其他部分的頁眉或頁腳，需要對文檔進行分節，然后斷開當前節和前一節中頁眉或頁腳間的連接。

⑴ 如果尚未對文檔進行分節，需要在要使用不同的頁眉或頁腳的新節起始處插入一個分節符；

⑵ 單擊要為其創建不同頁眉或頁腳的節；

⑶ 單擊“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令。出現“頁眉和頁腳”工具窗口；

⑷ 單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“同前”按鈕；

⑸ 修改已有的頁眉或頁腳，或為該節創建新的頁眉或頁腳。Word會自動對后續各節中的頁眉或頁腳進行同樣的修改。

⑹ 要為下一節創建不同的頁眉或頁腳，重復步驟1到步驟5。

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★ 去除繪圖時出現的畫布

用戶在Word XP中使用自選圖形工具畫圖時，總會出現一個“畫布”，有的用戶可能并不希望看到它，可以使用以下方法去除。

執行“工具”菜單上的“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“常規”選項卡，去除“插入[自選圖形]時自動創建畫布”復選框的選擇即可。

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★ 如何微調圖形及圖像的位置

　　在調整圖形或圖像的位置時，使用鼠標進行拖動不太精確，往往無法達到滿意的位置，用戶可以選定該圖形或圖像后在按住Ctrl鍵的同時用←、↑、→、↓的方向鍵來進行精確微調。

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★WORD頁眉自動出現一根直線的刪除

格式從“頁眉”改為“清除格式”，就在“格式”快捷工具欄最左邊；選中頁眉文字和箭頭，格式－邊框和底紋－設置選無。

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★怎么把WORD里面的表格原樣粘貼到PPT中

1）先把表格單獨存為一WORD文件，然后插入－－>對象，選由文件創建，然后選中上面的WORD文件，確定；

2）還可以先把表格copy到excel中，然后copy到PPT中，這個也是比較好的辦法；

3）可以先做成文本框，再粘貼過去；

4）復制粘貼，但是在PPT中不能粘在文本框里面；5）拷屏，做成圖片，再弄到PPT里面。

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★Word里寫方程式

插入－對象－公式編輯器equation，如果沒有公式編輯器Equation，要自己從光盤中安裝，或者安裝Mathtype公式編輯器。按右鍵把它拖出來－－插入－－命令－－自定義－－工具。

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★什么格式的圖片插入word最清晰？

emf，eps等矢量圖最清晰，不會因為縮放損失分辨率，而jpeg，bmp等點陣圖就不清楚了。

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二、Excel

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★利用表格計算

在表格中輸入計算式，注意前面要加“=”。

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★繪圖

可用EXCEL圖表功能繪圖，也可用創建文本直方圖。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然后根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：

在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。

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★ 不同類型數據用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊 “格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”)。

3.設置完成后，按下“確定”按鈕。

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★ 分類下拉列表填充項

我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。

2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符后，按“回車”鍵進行確認。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……

3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。

再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。

4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。

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★ 數據隱藏

工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。

1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態下的分號)。

2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。

3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。

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三、AutoCAD

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1. 如何替換找不到的原文字體？

2. 復制要替換的字庫為將被替換的字庫名，如：打開一幅圖，提示未找到字體jd，你想用hztxt.shx替換它，那么你可以去找AutoCAD字體文件夾 (font)把里面的hztxt.shx 復制一份，重新命名為jd.shx,然后在把XX.shx放到font里面，在重新打開此圖就可以了。以后如果你打開的圖包含jd這樣你機子里沒有的字體，就再也不會不停的要你找字體替換了。

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3. AUTOCAD中的工具欄不見了怎么辦？

點工具--選項--配置--重置；也可用命令MENULOAD，然后點擊瀏覽，選擇ACAD.MNC加載即可。　

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4. 如何關閉CAD中的*BAK文件？

1) 工具--選項，選"打開和保存"選項卡，再在對話框中將"每次保存均創建備份"即"CREAT BACKUP COPY WITH EACH SAVES"前的對鉤去掉。

2) 也可以用命令ISAVEBAK,將ISAVEBAK的系統變量修改為0，系統變量為1時，每次保存都會創建"*BAK"備份文件。

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5. 如何給AutoCAD工具條添加命令及相應圖標？

以CAD 2004為例 CAD的工具條并沒有顯示所有可用命令，在需要時用戶要自己添加。例如繪圖工具條中默認沒有多線命令（mline），就要自己添加。做法如下：視圖－>工具欄－>命令選項卡，選中繪圖右側窗口顯示相應命令這時找到"多線"，點左鍵把它脫出，若不放到任何已有工具條中，　　則它以單獨工具條出現；否則成為已有工具條一員。這時又發現剛拖出的"多線"命令沒有圖標！就要為他添加圖標。做法如下：把命令拖出后，不要關閉自定義窗口，單擊"多線"命令，在彈出的面板的右下角，給它選擇相應的圖標！這時，我們還可以發現，cad允許我們給每個命令自定義圖標。這樣作個個性化工具條就變得easy了！昀后，要刪除命令，重復以上操作，把要刪除命令拖回，然后在確認要求中選"是"就行了。

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6. 怎么修改CAD的快捷鍵？

CAD2002及以下，直接修改其SUPPORT目錄下的ACAD.PGP文件即可。　　CAD2004是在工具-自定義-編輯自定義文件-程序參數（ACAD.PGP）處。

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7. 快速查出系統變量的方法？

要記住多達兩三百個變量有一定難度，可以用以下方法查出是哪個變量出了差錯。為敘述方便，將有問題的文件命名為文件1，新建一個文件命名為文件2（昀好新建，因為那樣所有變量都是默認值，也可以用沒問題的文件），分別在兩文件中運行SETVAR，然后選列出變量，將變量拷到Excel，比較變量中哪些不一樣，這樣可以大大減少查詢變量的時間。舉例：假設一個圖其中變量ANGBASE設為90，那若用程序生成文本的話，所有文本中的字都會旋轉90。現用setvar命令將變量列出，然后將所有變量復制－粘貼到一個Excel文件B列。新建一個文件，再用setvar命令將變量列出，將所有變量復制－粘貼到Excel文件A列，在Excel文件文件C1格輸入"＝IF(A1=B1,0,1)"下拉單元格算出所有行的值，然后對C列按遞減排列，這樣，值不相同的變量就集中在前幾列，再分析這些變量，很快就能查出是ANGBASE變量的設置有問題　　

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8. 如何快速變換圖層？

點取想要變換到的圖層中的任一元素，然后點擊圖層工具欄的-將對象的圖層置為當前-即可。　　

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9. 在標注文字時，標注上下標的方法：

使用多行文字編輯命令：上標：輸入2^，然后選中2^，點a/b鍵即可。　　下標：輸入^2，然后選中^2，點a/b鍵即可。　　上下標：輸入2^2，然后選中2^2，點a/b鍵即可。　

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10. 圖形的打印技巧。

由于沒有安裝打印機或想用別人高檔打印機輸入 AutoCAD圖形，需要到別的計算機去打印AutoCAD圖形，但是別的計算機也可能沒安AutoCAD，或者因為各種原因（例：AutoCAD圖形在別的計算機上字體顯示不正常，通過網絡打印，網絡打印不正常等），不能利用別的計算機進行正常打印，這時，可以先在自己計算機上將AutoCAD圖形打印到文件，形成打印機文件，然后，再在別的計算機上用DOS的拷貝命令將打印機文件輸出到打印機，方法為：copy ＜打印機文件＞ prn /b，須注意的是，為了能使用該功能，需先在系統中添加別的計算機上特定型號打印機，并將它設為默認打印機，另外，COPY后不要忘了在昀后加／b，表明以二進制形式將打印機文件輸出到打印機。　　

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11. 如何計算二維圖形的面積？

1) 對于簡單圖形，如矩形、三角形。只須執行命令AREA（可以是命令行輸入或點擊對應命令圖標），在命令提示"Specify first corner point or [Object/Add/Subtract]:"后，打開捕捉依次選取矩形或三角形各交點后回車，AutoCAD將自動計算面積（Area）、周長（Perimeter），并將結果列于命令行。

2) 對于簡單圖形，如圓或其它多段線（Polyline）、樣條線（Spline）組成的二維封閉圖形。執行命令AREA，在命令提示"Specify first corner point or [Object/Add/Subtract]:"后，選擇Object選項，根據提示選擇要計算的圖形，AutoCAD將自動計算面積、周長。

3) 對于由簡單直線、圓弧組成的復雜封閉圖形，不能直接執行AREA命令計算圖形面積。必須先使用region命令把要計算面積的圖形創建為面域，然后再執行命令AREA，在命令提示"Specify first corner point or [Object/Add/Subtract]:"后，選擇Object選項，根據提示選擇剛剛建立的面域圖形，AutoCAD將自動計算面積、周長。

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12. 如何設置線寬？

要想改變AutoCAD對象線寬有很多種方法。昀常的辦法是是用圖形屏幕上實體的顏色來得到不同的出圖線寬。也就是說在畫圖的時候不同類型的圖形根據自己的需要畫成不同的顏色。然后在打印輸出時設置不同顏色不同的線寬。方法如下：點擊"File"菜單，選擇"Print"，或按"Ctrl+P"，這時會彈出對話框"Print/Plot Configuration"。在"Pen Parameters"中點擊"Pen Assignment"。彈出"Pen Assignment"對話框，在這里可以對每種顏色號碼，指定筆號，并且選擇合適的筆寬。這里先給大家介紹一下筆寬的大小是怎么決定的。筆寬的大小主要由打印設備分辨率和打印點之間的寬度決定的，公式為/。AutoCAD將用這些標準值來代替我們隨意輸入的值。

下面列舉了幾種常見打印機的昀小的筆寬：HP Laserjet III 打印機系列用1/300 Canon BubbleJet 噴墨打印機系列用1/360 HP LaserJet IV 打印機系列用1/600 新的Canon BubbleJet 噴墨打印機用1/720。明白了以上的道理，我們就可以在"Pen Assignment"對話框中根據需要填寫線型寬度的值了。比如一號顏色用"1/300"，二號顏色就用"2/300"，等等。系統自動會算出相近的小數值　　

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13. 在AutoCAD中采用什么比例繪圖好？

昀好使用1∶1比例畫，輸出比例可以隨便調整。畫圖比例和輸出比例是兩個概念，輸出時使用"輸出1單位=繪圖500單位"就是按1/500比例輸出，若"輸出10單位=繪圖1單位"就是放大10倍輸出。用 1∶1比例畫圖好處很多。第一、容易發現錯誤，由于按實際尺寸畫圖，很容易發現尺寸設置不合理的地方。第二、標注尺寸非常方便，尺寸數字是多少，軟件自己測量，萬一畫錯了，一看尺寸數字就發現了（當然，軟件也能夠設置尺寸標注比例，但總得多費工夫）。第三、在各個圖之間復制局部圖形或者使用塊時，由于都是 1∶1比例，調整塊尺寸方便。第四、由零件圖拼成裝配圖或由裝配圖拆畫零件圖時非常方便。第五、用不著進行煩瑣的比例縮小和放大計算，提高工作效率，防止出現換算過程中可能出現的差錯。

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14. 如何在AutoCAD中用自定義圖案來進行填充？

AutoCAD的填充圖案都保存在一個名為acad.pat的庫文件中，其缺省路徑為安裝目錄的\\Acad2000\\Support目錄下。我們可以用文本編輯器對該文件直接進行編輯，添加自定義圖案的語句；也可以自己創建一個*.Pat文件，保存在相同目錄下，CAD均可識別。

下面，我們就以新創建一個菱形花紋鋼板圖案庫文件為例，來說明AutoCAD 2000中自定義圖案的方法。

首先，在CAD中按國標作出菱形花紋圖案，并標注各部分尺寸　　參看下面的庫文件標準格式：　　*pattern-name [, description]　　angle, x-origin, y-origin, delta-x, delta-y [, dash-1, dash-2, ...]　　第一行為標題行。星號后面緊跟的是圖案名稱，執行HATCH命令選擇圖案時，將顯示該名稱。方括號內是圖案由 HATCH 命令的"?"選項顯示時的可選說明。如果省略說明，則圖案名稱后不能有逗號。　　第二行為圖案的描述行。可以有一行或多行。其含義分別為：直線繪制的角度，填充直線族中的一條直線所經過的點的X、Y軸坐標，兩填充直線間的位移量，兩填充直線的垂直間距，dash-n為一條直線的長度參數，可取正負值或為零，取正值表示該長度段為實線，取負值表示該段為留空，取零則畫點。

編輯方法。打開記事本，書寫下如下：　*custom, steel plate GB/T3277-1991 68.4667, 0, 0, -9.8646, 25, 30.0213, -6.59 　111.5333, 0, 0, 9.8646, 25, 30.0213, -6.59 　68.4667, -11.0191, 27.926, -9.8646, 25, 30.0213, -6.59 　111.5333, 11.0191, 27.926, 9.8646, 25, 30.0213, -6.59 　　本例中的四行圖案描敘行分別對應圖一中的線段a、b、c、d。對照圖文，各項取值應不難理解。這里只著重講敘一下delta-x與delta-y的取值規則，為方便理解，我們如圖示設置UCS坐標系，確定原點與X軸正方向。線段a、e在Y軸上的垂直間距25構成delta-y，也相當于AutoCAD 中的offset命令的取值25；如果線段e是由線段a經offset而來，這時線段e同時還相對于線段a沿X軸負方向移動了9.8646，這段位移也就是delta-x。

下面還有幾個注意事項：

圖案定義文件的每一行昀多可包含 80 個字符。

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15. 怎樣測量某個圖元的長度？

方法一：用測量單位比例因子為1的線性標注或對齊標注。

方法二：用dist命令。

方法三：用list命令。推薦使用。　　

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16. 底版本的AutoCAD怎樣打開高版本的圖？

轉換一下，可以用轉換軟件；或叫發給你的人存為低版本的格式再打開。　　

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四、CAD和WORD、EXCEL之間的圖形或表格相互復制的方法

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1. 在 AUTOCAD中插入 EXCEL表格的方法。

復制EXCEL中的內容，然后在CAD中點編輯（EDIT）--選擇性粘貼（PASTE SPECIAL）--AutoCAD圖元--確定--選擇插入點-插入后炸開即可。

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2. 在 Word文檔中插入 AutoCAD圖形的發法。

可以先將AutoCAD圖形拷貝到剪貼板，再在Word 文檔中粘貼。須注意的是，由于AutoCAD默認背景顏色為黑色，而Word背景顏色為白色，首先應將AutoCAD圖形背景顏色改成白色（工具-選項- 顯示-顏色）。另外，AutoCAD圖形插入Word文檔后，往往空邊過大，效果不理想，可以利用Word圖片工具欄上的裁剪功能進行修整，空邊過大問題即可解決。

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3. AutoCAD圖導入 photoshop的方法。

方法如下：

1) 打開"文件(file)"菜單下的"打印機管理器(plottermanager）"。

2) 運行"打印機添加向導（Add-A-Plotter Wizard）。

3) 點擊"下一步（next)"，在右邊的選項中選擇"我的電腦（MyComputer)",繼續"下一步"，進入"打印機型號（Plotter Model)"選擇頁面。

4) 在左邊的"廠商（Manufacturers)"中選擇"光柵文件格式（Raster File Formats)"，這是我們可以看到在右邊的"型號（Model)"中列出了很多種我們熟悉的圖形格式，我習慣于使用JPG格式，選擇"獨立的JPEG 編組（Independent JPEG Group JFIF)"，點擊"下一步（next)"，直到完成。這樣我們以后就可以將CAD圖形輸出位JPG格式了。接下來我們來看看該如何使用它。

5) 用CAD做好一幅圖后，我們打開"文件(file)"菜單下的"打印（plotter...)"。在打印對話框中，在打印機類型中選擇我們剛剛裝好的"Independent JPEG Group JFIF"，在下面的"打印到文件（plot to file)"里添上生成的文件名稱和路徑，這個文件就是一個可以再photoshop中編輯的圖形了。在頁面設置中選擇一個我們需要的尺寸，其他的就和使用真正的打印機方法是一樣的。點擊打印后，等幾秒鐘，圖形就生成了。　　

注：系統默認的頁面尺寸只有1280*1600，這個尺寸并不能滿足我們的需要。我們可以在打印機的屬性中自定義我們所需要的尺寸。如果cad是2004或更高版本，就不用自己裝打印機了，在打印設備中有一個"PublishToWeb JPG.pc3"的打印機，直接用就行了

6)如果你想導出純黑色線形記得要在出圖的同時把所有顏色的筆號都改為7號色，這樣就可以導出純黑色的圖了，記得要在PS里把模式改為RGB，這樣圖象會更清晰。

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4. CAD 圖轉為WORD圖

1) 更改CAD系統變量WMFBKGND值為OFF，使CAD背景為透明，如果想讓復制的圖形是黑白的，可以在圖層管理器里面把圖層顏色改為白色（7號）；

2) 選擇需要復制的圖形，用“復制”工具進行復制；

3) 切換到WORD或EXCEL，激活需要粘貼的區域，然后選擇“編輯”—“粘貼”；

4) 粘貼最初的效果如下圖；

5) 利用“圖片裁剪”把圖形空白區域剪掉，然后用拖對角的方法把圖形縮放到合適的大小；

6) 裁剪和縮放后的效果如下圖；

7) 如圖形需要修改，可按下圖的方法回到CAD進行修改即可；

復制到EXCEL的方法相同。其中注意要點：